Pikkujoulujen järjestäminen: muistilista järjestäjälle viikko viikolta

20.10.2026

Pikkujoulujen järjestäminen tuntuu helpolta, kunnes kalenteri alkaa täyttyä. Kun tehtävät jaetaan selkeästi viikoille, koko prosessi pysyy hallinnassa eikä mikään tärkeä asia unohdu viime hetkeen.

Tämä muistilista on tehty sinulle, joka olet saanut vastuun työpaikan pikkujoulujen suunnittelusta. Käy lista läpi järjestyksessä, delegoi tehtäviä tarvittaessa ja nauti lopulta itse juhlista muiden mukana.

Aloita kolmesta päätöksestä

Ennen kuin teet yhtään varausta tai lähetät yhtään viestiä, selvitä kolme asiaa: kuinka monta ihmistä on tulossa, millainen tunnelma illalle halutaan ja paljonko rahaa on käytettävissä. Nämä kolme päätöstä ohjaavat kaikkea muuta.

Osallistujamäärä vaikuttaa tilavalintaan, budjetti ohjaa menu- ja ohjelmavalintoja, ja illan tunnelma määrittää, onko kyseessä rento yhteinen illallinen vai juhlallisempi tilaisuus. Kun nämä raamit ovat selvät, jokainen seuraava päätös on helpompi tehdä.

Kirjaa päätökset ylös heti ja jaa ne tiimillesi tai esihenkilöllesi. Epäselvät lähtökohdat johtavat muutoksiin myöhemmin, ja myöhäiset muutokset voivat aiheuttaa lisäkustannuksia.

Pikkujoulujen aikataulu viikko viikolta

Yrityksen pikkujoulujen aikataulu kannattaa rakentaa taaksepäin juhlapäivästä. Alla oleva vaiheistus kertoo, mitä tehdään milloinkin ja miksi juuri silloin.

4–5 viikkoa ennen: päivämäärä, budjetti ja tilavaihtoehtojen kartoitus

Lukitse ensin päivämäärä. Tarkista yhteinen kalenteri ja varmista, ettei valittu ajankohta osu päällekkäin muiden isompien tapahtumien kanssa. Kun päivä on sovittu, lähetä alustava ”save the date” koko porukalle heti.

Vahvista budjettiraamit ja tee alustava arvio osallistujamäärästä. Tässä vaiheessa luku voi olla arvio, mutta se antaa suunnan tilavalinnalle. Kartoita samalla, mitkä juhlatilat sopivat ryhmänne kokoon ja toiveisiin.

3 viikkoa ennen: varaukset, menu ja peruutusehdot

Kuinka ajoissa pikkujoulut pitää varata? Iltatilaisuuksien ja juhlien tila- ja tarjoiluvaraukset tehdään noin vähintään kolme viikkoa ennen tapahtumaa. Jos ryhmässäsi on yli 50 henkeä, toimita ennakkotieto myös vähintään kolme viikkoa ennen.

Valitse tässä vaiheessa yksi yhteinen pikkujoulumenu koko seurueelle. Vaihtoehtoja ovat esimerkiksi Joulumuisto, Enkelikello ja vegaaninen Lucia. Edellytämme yhtenäistä menuvalintaa koko seurueelle. Muista myös, että ilta- ja viikonlopputilaisuuden voi peruuttaa veloituksetta kolme viikkoa ennen tilaisuutta, joten tarkista varausehdot ennen vahvistamista.

2 viikkoa ennen: kutsu, ilmoittautuminen ja ruokavaliotiedot

Lähetä virallinen kutsu ja avaa ilmoittautuminen. Aseta ilmoittautumiselle selkeä takaraja, joka antaa sinulle aikaa koota tiedot ennen seuraavaa vaihetta. Kerro kutsussa myös illan ohjelma pääpiirteissään, jotta osallistujat osaavat valmistautua oikein.

Kerää ilmoittautumisen yhteydessä ruokavaliotiedot ja allergiat. Tämä on kriittinen vaihe: puuttuvat tiedot aiheuttavat kiireistä selvittelyä viime hetkellä. Käy läpi pikkujoulumenujen merkinnät osallistujille etukäteen: G tarkoittaa gluteenitonta, L laktoositonta, M maidotonta ja V vegaanista.

7 päivää ennen: lopullinen osallistujamäärä ja viimeiset muutokset

Vahvista lopullinen osallistujamäärä viimeistään seitsemän päivää ennen tilaisuutta. Sulje ilmoittautuminen ajoissa ja muistuta niitä, jotka eivät ole vielä vastanneet.

Kaikki tarjoilumuutokset tehdään kirjallisesti, ja ne huomioidaan arkisin klo 8–15. Alle kolme päivää ennen tehdyistä tarjoilumuutoksista peritään 15 euron muutoslisä, joten varmista tiedot hyvissä ajoin. Tämä on myös hyvä hetki lähettää osallistujille käytännön ohjeistus: paikka, aikataulu ja kulkuyhteydet.

Juhlapäivänä: aikataulu, vastuunjako ja sujuva toteutus

Nimeä vastuuhenkilö, joka on paikalla hyvissä ajoin ja toimii yhteyshenkilönä ravintolan henkilökunnan suuntaan. Jaa käytännön tehtävät etukäteen: kuka pitää tervetulopuheen, kuka huolehtii mahdollisista lahjoista ja kuka varmistaa, että ohjelmanumerot etenevät aikataulussa.

Rentouta oma mielesi. Kun suunnittelu on tehty huolella viikkoja aiemmin, juhlapäivänä ei tarvitse enää juosta asioiden perässä. Nauti illasta muiden mukana.

Ajankohta	Tehtävä	Muistettavaa
4–5 viikkoa ennen	Päivämäärä, budjetti ja tilavaihtoehtojen kartoitus	Lähetä alustava save the date heti
3 viikkoa ennen	Tila- ja tarjoiluvaraukset, menuvalinta	Peruutus veloituksetta kolme viikkoa ennen; yli 50 hengen tilauksista ennakkotieto samaan aikaan
2 viikkoa ennen	Kutsu, ilmoittautuminen ja ruokavaliotietojen kerääminen	Aseta ilmoittautumiselle selkeä takaraja
7 päivää ennen	Lopullinen osallistujamäärä ja viimeiset muutokset	Muutokset kirjallisesti arkisin klo 8–15; alle 3 pv ennen 15 € muutoslisä
Juhlapäivänä	Vastuunjako, aikataulu ja sujuva toteutus	Nimeä vastuuhenkilö etukäteen

Kun aikataulu on selvillä, on aika valita tarjoilut. Valitse suosikkimenusi ja varmista, että se sopii koko seurueellesi.

Valitse suosikkimenusi

Mitä kysyä osallistujilta ilmoittautumisessa?

Hyvä ilmoittautumislomake säästää sinut monelta selvittelypuhelulta. Kerää kaikki tarvittavat tiedot kerralla, jotta voit toimittaa ne eteenpäin täydellisinä. Pikkujoulujen suunnittelu helpottuu merkittävästi, kun tiedot ovat koossa ennen varauksen vahvistamista.

Sisällytä ilmoittautumiseen vähintään nämä kysymykset:

Osallistutko tilaisuuteen: kyllä tai ei
Ruokavaliot ja allergiat: kerro myös menujen merkinnät (G = gluteeniton, L = laktoositon, M = maidoton, V = vegaaninen), jotta osallistujat osaavat ilmoittaa tarpeensa täsmällisesti
Osallistutko saunomiseen, jos tilaisuuteen kuuluu saunaosio
Kulkutapa: tuletko omalla autolla, julkisilla vai muuten, jotta voit jakaa pysäköintiohjeet oikeille henkilöille
Mahdolliset muut erityistarpeet tai toiveet

Kun tiedot ovat koossa, käy ne läpi ennen kuin toimitat ne eteenpäin. Puuttuva tai epäselvä tieto kannattaa tarkistaa heti, ei viime hetkellä.

Juomat, kulkeminen ja muut käytännön asiat

Käytännön järjestelyissä on muutama asia, jotka unohtuvat helposti mutta aiheuttavat hämmennystä juhlapäivänä, jos niitä ei ole selvitetty etukäteen.

Kysy varausta tehdessäsi juomatarjoilusta. Osassa tiloista on A-oikeudet, jolloin omien alkoholijuomien tuominen on kielletty. Selkeä tieto tästä ennakkoon estää ikävät yllätykset ovella.

Pysäköinti on usein ensimmäinen käytännön kysymys, jonka osallistujat esittävät. Ravintola Saippuatehtaalla osoitteessa Naulakatu 2 on maksuttomia pysäköintipaikkoja kiinteistön edessä: sekä kahden tunnin että yhden tunnin paikkoja kiekolla. Nokia Arenalle on matkaa alle kymmenen minuuttia kävellen. 36Ravintolassa osoitteessa Hatanpään valtatie 36 pysäköinti onnistuu kiinteistön pihassa Moovy-sovelluksella tai maksuautomaatilla.

Muistuta osallistujia myös julkisten kulkuyhteyksien käytöstä, etenkin jos ilta sisältää alkoholitarjoilua. Lyhyt maininta kutsussa riittää.

Haluatko tutustua tiloihin tarkemmin ennen varauspäätöstä? Lue lisää tilojen yksityiskohdista ja kapasiteeteista.

Lue lisää juhlatiloistamme

Pikante-ravintolat: pikkujoulut ilman stressiä

Yli 60 vuoden kokemus on opettanut meille, mitä onnistunut juhla vaatii: huolellista valmistautumista, tasalaatuista tarjoilua ja lämmintä palvelua. Meillä sinut huomataan, olipa kyseessä kymmenen hengen tiimiruokailu tai sadan hengen pikkujoulut Tampereella.

Tarjoamme tilan, tarjoilut ja palvelun saman katon alta, joten sinun ei tarvitse koordinoida useaa toimijaa erikseen. Pikkujoulumenuihimme on valittu makuja, jotka toimivat koko seurueelle, ja erityisruokavaliot huomioidaan aina huolella.

Pikkujoulujen järjestäminen onnistuu parhaiten, kun aloitat ajoissa ja teet varauksen heti, kun päivämäärä on selvä. Ota yhteyttä osoitteeseen asiakaspalvelu@pikante.fi ja suunnitellaan yhdessä ilta, jonka koko tiimi muistaa.

Tutustu herkullisiin pikkujoulumenuihimme ja löydä seurueellesi sopiva kokonaisuus.

Tutustu herkullisiin pikkujoulumenuihimme