Pirkanmaan Kansanterveys ry:n ilmoituskanava sekä ilmoittamisohjeet
Ilmoituksen jättäminen
Pirkanmaan Kansanterveys ry:n ilmoituskanava (Whistle blowing)
Ilmoituskanavassa voi ilmoittaa Pirkanmaan Kansanterveys ry:n toimintaan liittyvistä ilmoittajansuojalain alaisista väärinkäytösepäilystä.
Muut palautteet
Huomioi, että ilmoituskanava on tarkoitettu ainoastaan ”Whistle blowing” direktiivin alaisten poikkeamien ilmoittamiseen, eli tavanomaiset asiakaspalautteet ja muut yhteydenotot eivät kuulu ilmoituskanavaan, vaan ne voi antaa tavallisella asiakaspalautelomakkeella tai ottamalla yhteyttä muita sopivia kanavia käyttäen.
Tarjoamme kaikkien sidosryhmiemme käyttöön ilmoituskanavan väärinkäytöksistä ilmoittamista varten. Meille on tärkeää, että saamme tiedon mahdollisista epäkohdista, voimme puuttua niihin ja näin kehittää toimintaamme.
Ilmoituksen voit tehdä omalla nimelläsi tai nimettömänä. Ilmoituskanavan tuottaa ulkopuolinen kumppani D-Fence Oy, jolloin ilmoittajansuojan toteutuminen varmistuu. Ilmoitusmenettely on salattu ja suojattu salasanalla. Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti Pirkanmaan Kansanterveys ry:n suunnitellun käsittelymenettelyn mukaisesti.
Muut palautekanavat (Roidu-asiakaspalautekanava):
Ilmoittamisohjeet
1. Johdanto
Pirkanmaan Kansanterveys ry:lle on tärkeää, että jokainen ilmoittaa havaitsemastaan tai epäilemästään ohjeistuksen vastaisesta toiminnasta viipymättä. Ilmoituksia voi myös tehdä tapahtumista, jotka ovat lainvastaisia tai eettisesti kestämättömiä.
Ilmoittajat voivat tehdä Ilmoitukset väärinkäytöksiä koskevista epäilyistään ilman pelkoa vastatoimista, kuten riskistä joutua epäedulliseen asemaan, kiusaamisen tai syrjinnän kohteeksi.
Näiden ohjeiden tarkoituksena on rohkaista kertomaan mahdollisista väärinkäytöksistä sekä varmistaa, että ilmoitettujen poikkeamien tutkinta hoidetaan asianmukaisesti.
2. Milloin ilmoitus tulee tehdä?
Ilmoittajan havaitessa tai epäillessä lainvastaista tai epäeettistä toimintaa, siitä kannattaa ilmoittaa välittömästi. Kuitenkin niin, että ilmoitukset tehdään rehellisesti ja vilpittömässä mielessä.
Huomioithan, että tavanomaista asiakaspalautetta voit antaa niihin tarkoitettujen palautekanavien kautta.
3. Miten ilmoitus tulee tehdä?
Ilmoituksen voi tehdä Pirkanmaan Kansanterveys ry:n ilmoituskanavassa Viestikanava (viestikanava.fi/viesti/d3409e85). Ilmoituskanavaa hallinnoi puolueeton palveluntarjoaja, joka näin turvaa ilmoittajien suojan sekä ilmoitusten asianmukaisen käsittelyn. Kumpikaan, Pirkanmaan Kansanterveys ry tai palveluntarjoaja eivät saa tietoonsa ilmoituksen lähdettä, paitsi ilmoittajan näin halutessa (jättää yhteystietonsa). Ilmoittajien IP osoitetta tai muuta tunnistetietoa ei tallenneta palveluun. Viestikanava -palvelun avulla ilmoittaja sekä asian käsittelijät voivat jatkaa keskustelua tarvittaessa.
4. Ilmoitusten käsittelyprosessi
Käsittelijät
Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti Pirkanmaan Kansanterveys ry:n käsittelymenettelyn mukaisesti mainittuun tehtävään määriteltyjen henkilöiden toimesta (henkilöstö, – riskienhallinta ja lakiasioita hoitavat ihmiset). Ilmoituksen tutkinnassa voidaan käyttää tarvittaessa myös muita asiantuntijoita asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.
Vain käsittelijöillä on pääsy ilmoituskanavan kautta tulleisiin ilmoituksiin. Ilmoituksen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvoite sekä käsittelyosaaminen, jolla mahdollistetaan käsittelyn luottamuksellisuus. Käsittelijät voivat pyytää ilmoittajalta lisätietoja tai tilanteen niin vaatiessa asiantuntemusta muilta henkilöiltä. Myös tällöin asian hoidossa noudatetaan erityistä huolellisuutta, jotta käsittelyn luottamuksellisuus varmistetaan. Ilmoitusten käsittelijät voivat raportoida jätetyistä ilmoituksista Pirkanmaan Kansanterveys ry:n johdolle.
Ilmoituksen vastaanottaminen
Kaikkiin ilmoituksiin suhtaudutaan vakavasti ja luottamuksella. Hyväksyttyjen ilmoitusten jälkeen ryhdytään asianmukaisiin toimenpiteisiin tutkimusta varten.
Käsittelijät voivat myös hylätä tai keskeyttää ilmoituksen käsittelyn jos;
- poikkeama ei kuulu direktiivin alaisiin ilmoitettaviin asioihin
- ilmoitus on tehty vahingoittamistarkoituksessa tai sitä ei ole tehty vilpittömässä mielessä
- tietoa ei ole saatavilla riittävästi tutkintaa varten
- ilmoituksessa esitetty poikkeama on jo ratkaistu.
On mahdollista, että ilmoitus sisältää asioita, jotka eivät kuulu ”Whistle blowing” direktiivin soveltamisalaan. Tällöin käsittelijät ohjaavat asiankäsittelyn sopivimmalle vastuuhenkilölle toimenpiteitä varten. Ilmoituksia, jotka sisältävät arvioita ilmoituksen kohteen terveydestä, poliittisesta, uskonnollisesta tai seksuaalisista käsityksistä, ei tutkita.
Ilmoituksen tutkinta
Kaikista hyväksytyistä, epäiltyä väärinkäytöstä tai poikkeamaa koskevista ilmoituksista tehdään asianmukainen selvitys. Kunkin tapauksen käsittelijät määrittelevät asianmukaisen tutkimustavan.
- Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.
- Ilmoituksen kohde tai henkilöt, joilla on yhteyksiä häneen, eivät osallistu tutkimukseen.
- Käsittelijät voivat esittää jatkokysymyksiä ilmoittajalle viestikanavan kautta.
- Kukaan ilmoituksen käsittelyyn osallistuva henkilö ei pysty eikä pyri tunnistamaan ilmoittajaa, ellei hän itse halua jättää yhteystietojaan ilmoituksen yhteydessä.
Nimellä tehty ilmoitus
Ilmoittajan nimi ei tule muiden kuin asiaa käsittelevien henkilöiden tietoon.
Tarkoituksenmukaisuuden puitteissa tässä tarkoitetulle ilmoittajalle tiedotetaan tutkimuksen väitteitä koskevista tuloksista samalla kuitenkin huomioiden niiden henkilöiden yksityisyys, joita vastaan väitteet on esitetty sekä muut luottamuksellisuuteen liittyvät seikat.
Rikoksista syytettäessä ilmoittajalle ilmoitetaan, että hänen henkilöllisyytensä voidaan joutua mahdollisuuksien mukaan paljastamaan viranomaisen suorittaman esitutkinnan ja oikeudenkäyntien yhteydessä.
Kenellekään, joka hyvässä uskossa kertoo epäilyistään ja osallistuu mahdollisten toimintatapaohjeiden rikkomusten tutkintaan selvittämiseen, ei aiheudu kielteisiä seuraamuksia. Ilmoituskanavan väärinkäyttö eli väärän tiedon tahallinen ilmoittaminen on sen sijaan vakava rikkomus, joka voi johtaa jatkotoimenpiteisiin.
Ilmoituksessa yksilöidyn henkilön suoja ja hänelle ilmoitettavat tiedot
Niiden henkilöiden oikeuksiin, joita ilmoitukset koskevat, sovelletaan asianmukaista tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä. Asianosaisilla on oikeus tutustua itseään koskeviin tietoihin ja vaatia tarkistuksia, jos tiedot ovat virheellisiä, puutteellisia tai vanhentuneita.
Näihin oikeuksiin sovelletaan kaikkia välttämättömiä turvaamistoimenpiteitä, joita tarvitaan todisteiden tuhoamisen sekä muiden ilmoituksen käsittelyyn ja tutkintaan kohdistuvien haitantekojen estämiseksi.
Tietojen poistaminen
Kaikki ilmoituksissa olevat henkilökohtaiset tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita tutkimus- ja täytäntöönpanotarkoituksiin ja yleensä yhden kuukauden (30 päivän) kuluessa tutkimuksen loppuun saattamisesta. Tutkimuksen asiakirjat anonymisoidaan, nimi- ja osoite tiedot poistetaan samoin kuin kaikki muut tiedot, joiden avulla henkilö olisi tunnistettavissa joko suoraan tai välillisesti muiden tietojen kautta. Tarkemmin tietojen käsittelystä säilytysaikoineen kerrotaan tietosuojaselosteessamme osoitteessa pikante.fi/tietosuojakaytannot